机关各科室：

现将《丰都县供销合作社联合社档案保密、保管、利用等制度》印发你们，请认真贯彻执行。

                                       丰都县供销合作社联合社

                                            2020年9月4日

（此件公开发布）

文件材料归档制度

一、凡是本机关在工作和社会活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应立卷归档。

二、凡应立卷归档的文件材料，必须在次年的五月底以前立卷归档；会计报表、账簿、凭证应在次年年初整理归档。按规定和要求立卷后，由综合档案室统一保管。

三、归档文件材料必须齐全完整，案卷（归档文件）必须符合质量要求，案卷（归档文件）的排列、装订、编目、保管期限划分必须准确无误。

四、严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸拟写文件材料。

档案保管制度

一、档案库房及设备要符合安全的技术要求，做好保密、保卫工作和防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作，杜绝档案、资料的丢失、损毁和其他的意外事故的发生。

二、档案库房内严禁存放杂物；非工作人员不得随意进入档案室；室内严禁吸烟。

三、库内要经常保持清洁卫生、干燥。档案柜应排列整齐，档案要做到存放有序，并积极编制检索工具。

四、坚持温湿度测量并做好记载；在高温高湿季节，积极采取措施降低温湿度。

五、定期检查档案，发现问题及时解决。

六、做好档案、资料的统计工作，做到账物相符。

档案人员岗位责任制

一、认真贯彻执行《档案法》，遵守本机关档案管理制度，刻苦钻研档案管理知识，不断提高档案业务水平。

二、做好本机关各种门类和载体档案的收集、整理、做到分类准确，装订整齐美观，书写工整，编目、编号、排列符合规范要求。

三、积极编制检索工具，建立健全各项规章制度，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为机关工作服务。

四、做好保卫、保密和“八防”工作，杜绝档案、资料的丢失、损毁和其他意外事故的发生。

五、积极开展编研工作。

六、完成领导交办的其他工作任务。

档案保密制度

一、综合档案室是本机关收藏保管本机关在工作和社会活动中形成的档案的重要部位，必须严格执行保密守则，贯彻“保密机密慎之又慎”和积极防范的方针。

二、凡收入档案室的各种门类和载体的档案，都应保密。

三、档案管理人员必须严格执行借阅制度，重要档案只限于在指定的地点和直接需要的人员使用，确因工作需要借出，必须履行手续，并经主管领导批准。

四、档案工作人员应认真学习《保密法》，模范遵守，不得随意泄露机密。

档案利用制度

一、本单位职工因工作需要查、借阅档案，必须办理借阅登记手续，查阅重要档案，必须经主管领导批准。

二、外单位需要查阅档案时，必须持介绍信，经主管领导批准后方能查阅。

三、查阅档案者，只能在档案室查阅，不得借出。本机关职工如因工作需要借出，应办理借阅手续，在三至五天内归还。重要档案一律不准借出。

四、查、借阅档案应自觉爱护档案，不能在档案上勾画、涂改、裁剪等。

五、职工调离单位时，必须归还所借档案，否则，不能办理调离手续。

档案鉴定销毁制度

一、档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责档案鉴定、销毁。

二、鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限; 对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

三、销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

四、销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。

档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案室要建立档案工作统计台账，要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定销毁、抢救、保管的数量、状况，做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确。

五、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表。

六、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，提高管理水平。

档案移交制度

一、按照档案法及有关规定，本单位保管期满5年保管期限30年以上的档案应向县档案馆移交，并办理移交手续。

二、本单位各部门必须按时按质将应归档的各种文件材料收集、整理好，移交综合档案室。

三、对档案收进、移出、利用、销毁、设备等方面的情况要认真登记，为统计和移交工作做好准备。

四、档案工作人员调离工作时，必须办完移交手续后，方可离岗办理调动手续。

五、 移交登记要做到账物相符、账表相符。

档案安全应急处置预案

    为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件，确保本机关档案资源安全，根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定，结合实际，特制定本预案。
    一、工作原则
    预防为主、档案为主、应急联动。 
    二、适用范围
    本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括：水灾、地震等。突发性事故包括：火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案电脑系统崩溃。上述灾害如对档案造成威胁，出现险情，应及时组织抢救。
    三、组织领导
    本机关成立档案安全应急领导小组和抢险救灾工作队，领导小组挂靠办公室，负责部署、检查档案安全工作，宣布应急状态的启动和解除，全面指挥调动应急工作队，调配应急资源，按程序实施应急抢险。
    四、工作目标                 

   （一）采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。
   （二）保护未受损的档案资料。
   （三）抢救已受损的档案资料。 
    五、工作重点
   （一）重点区域：1.档案库房；2.财务室；3.综合室。

   （二）抢救顺序：1.文书档案（先永久，后定期）；2.会计档案；3.技术档案；4.声像档案；5.电子文件档案；6.实物档案；7.档案目录和检索工具。
    六、应急保障措施
   （一）建立健全灾害应急培训制度，加强安全教育，增强防灾减灾意识，定期组织安全应急演练。
   （二）健全与公安、消防等专业队伍的联动机制。当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度减少损失。
   （三）抢险救灾小组成员应熟悉抢险岗位、职责及救灾设备存放位置、使用方法。
   （四）要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器材应在保质期内使用，保证消防通道畅通。
   （五）档案存放区域均应配备两套钥匙，由档案员分别使用，以备急用。
   （六）每半年安排专业人员对档案室各类仪器进行检测，确保其正常运转。
   （七）档案存放区域严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品。
   （八）档案库房实行专人管理，非库房管理员未经允许不得出入库房。
   （九）库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点，加强对利用档案的监控，利用完毕应及时检查，归还上架。
   （十）选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对于重要数据要实行实时备份。
     七、应急预案 
   （一）一般性灾害操作步骤
    1.发现档案存放区域有被烧异味或墙面、地面、暖气漏水等现象，应立即报告领导小组，查找危险源。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。
    2.发生虫害、鼠害时，库房管理员应立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理，防止交叉感染；对受损档案及时进行修复，并将情况及时上报。

    （二）较大灾害操作步骤
     1.较大火情
        （1）发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向领导小组汇报。
        （2）抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明受灾地点。
        （3）在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至同楼层安全区域；火情严重时，转移至室外安全区域。档案转移应由专人负责。
        （4）及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。
     2.较大水情
        （1）发现进水情况，应立即通知领导小组，同时迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。 
        （2）迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。  
        （3）领导小组视档案存放区域进水情况，确定档案转移处置意见，立即组织实施。档案转移由专人负责。 
        （4）当遇强降雨时，库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏，应立即向领导小组报告，派专人抢修和维护，库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。 
     3.档案被盗、泄密
        （1）应及时保护案发现场，向领导小组报告。
        （2）向公安机关报案，积极提供破案线索。
        （3）档案员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。
        （4）查明原因，追究责任，总结改进。
      4.档案主机崩溃
        （1）通知监控中心技术人员，最大限度抢救档案数据。
        （2）联系档案软件维保单位维修更新，进行软件恢复，数据导入。
        （3）查明原因，及时总结改进。
       （三）重大灾害操作步骤
    发生威胁档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及供水、供电、通信等自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。
       八、非工作时间责任人及责任
    落实24小时值班和领导带班制度，确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情，值班人员及带班领导为直接救灾责任人，其责任是：

（一） 迅速拨打电话报警。

（二）电话通知相关领导或其他责任人。

（三）工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。

（四）在不危害人身安全的情况下，阻止灾情。

（五）在公安、消防、供电及其他抢险人员到来后，及时指明灾险部位。

（六）抢险结束后，报告灾情情况。

  九、灾后工作

（一）抢救能够补救和修复的档案、资料。

（二）将灾害发生原因、造成损失及处理结果迅速上报。

     （三）根据情况对抢险救灾有功人员进行表彰，对有关事故责任人按有关规定严肃处理。